חשיבות זיהוי, ניתוח וניהול ,בעלי העניין בארגון עסקי 

בכל התארגנות על כל בסיס שהוא: חברי, משפחתי, ארגוני עסקי, ארגוני חברתי, קיימים סוגים של אינטרסים בין הגורמים המרכיבים את הקבוצה. גם בין קבוצות ארגוניות ועסקיות המקיימות ביניהן אינטראקציות שונות קיימים סוגים של אינטרסים, גם בין רשויות המדינה לבין הפרט והארגונים קיימים סוגים של אינטרסים. כל גורם המוגדר "כבעל עניין" באנגלית STAKEHOLDER הוא בעל אינטרסים.

אינטרס הוא דבר שחשוב או מועיל לאדם, לארגון /עסק או לרשויות מדינה. האינטרס יכול להיות חברתי, עסקי או אחר. בעל העניין משפיע או/ו מושפע ממצב קיים בסביבה בה הוא מתקיים, כל שינוי צפוי  ייבחן במידה, ובאופן שהוא עתיד להשפיע על בעל העניין, או להיות מושפע ממנו.

האינטרסים של בעלי העניין הם שונים מגוונים ובעלי עוצמה ומידת מעורבות לא זהה. לכל בעל עניין האינטרס שלו. האינטרסים של בעלי העניין קיימים כל העת. כאשר ארגון עסקי עומד בפני שינוי מהותי כל בעל עניין בוחן כיצד השינוי העסקי אמור להשפיע גם עליו, הן במהלך בצוע השינוי, והן בסיומו כאשר ייווצר מצב חדש. כמו גם כיצד יוכל הוא להשפיע על תהליך השינוי, כך שהאינטרסים שלו ישמרו.

בעלי העניין הקבועים מהווים את ליבת הפעילות והכוח המניע של העסק בשוטף. בעת בצוע שינויים מתווספים לרוב לתהליך גם בעלי עניין נוספים כגון יועצים ,קבלנים, מומחי ידע שונים ומפקחים בתחומים שונים. לכל אחד יש סגנון עבודה משלו ואינטרסים מקצועיים ועסקיים משלהם.

האינטרסים של גורמי חוץ הם לרוב עסקיים תדמיתיים, בעוד שהאינטרסים של גורמי הפנים כוללים גם אינטרסים של אגו, סטטוס בנוסף לאינטרסים כלכליים.

בעלי עניין פנימיים: בעלים, שותפים פעילים ולא פעילים, דירקטוריון, בעסק משפחתי (בני משפחה פעילים ולא פעילים בעסק), מנהלים ברמות שונות, עובדים ברמות שונות, ועד עובדים אם קיים, מומחי ידע למיניהם, קבלני משנה יכו.

בעלי עניין חיצוניים: מתכננים, יועצים, מפקחים, לקוחות, ספקים, שותפים עסקיים, גורמי מימון, נותני שירותים, אגודים מקצועיים, רשויות מדינה, רגולטורים ועוד.

בעלי העניין יכולים להיות בעלי סטטוס חזק ובעלי השפעה, או אדישים ונגררים, מידת העניין והמעורבות שלהם יכולה להיות גבוהה או נמוכה, סוגי האינטרסים יכולים מגוונים ושונים, גלויים וברורים, נסתרים ומעורפלים.

חשוב לציין שהסטטוס של בעלי העניין איננו בהכרח סטטוס היררכי פורמלי, יתכנו סטטוסים חזקים של גורמי מפתח לאו דווקא בהיררכיות הבכירות בעסק. בעל עניין עשוי להיות מושפע באופן אישי לחיוב או לשלילה, מכל תהליך או פעילות העשויים לשנות מצב קיים מוכר וידוע, כמו גם להשפיע על התהליך בדרכו.

לבעלי עניין כגון גופים ממשלתיים ורגולטורים, יש השפעה על סוג השינוי במידה והמשמעויות חורגות מתקנות מבניות, חוקיות, בטיחות, פגיעה בזכויות עובדים וכו, בחב' ציבוריות שמירה על זכויות המשקיעים והשפעות על שוק ההון ועוד.

ככל שהארגון יותר גדול יותר מורכב וכולל תמהיל גדול ומגוון של בעלי עניין, חשיבות מיפוי וניהול בעלי העניין הוא חשוב ומורכב יותר. ניתוח בעלי העניין מתאים למוביל התהליך וגם למובלים בתהליך.

בכל סיטואציה זיהוי האינטרסים של בעלי העניין, הכרת העוצמה שבידיהם, הערכת המוטיבציה שלהם לפעול, וניתוח העמדה שלהם כלפי השינויים הנדרשים, מאפשרים לבצע מיפוי המסייע למצוא את הדרך כיצד "לנהל אותם" באופן שימנע זעזועים בעסק, כמו גם איך לעדכן אותם במידע רלבנטי, ולתמרן אותם לטובת המהלכים הנדרשים. חשוב להכיר בכך שייתכן שלא ניתן לעמוד באינטרסים של כל בעלי העניין.

האתגר הן בניהול סיכונים, והן בניהול בעלי עניין, הוא לזהות את הדברים שאנחנו לא יודעים לגבי הפעילויות שרוצים לבצע. הדבר חשוב ,מכיוון שמה שאנחנו לא יודעים, על יחסם של בעלי העניין המרכזיים, עוצמתם ומידת מעורבותם, עלול להוות סיכון משמעותי ליישום התהליכים הנדרשים לעסק.

שלב 1: זהה את בעלי העניין שלך

סיעור מוחות לזהות מי הם בעלי העניין שלך. לשם כך, יש לרשום את כל האנשים שנפגעים מהתהליך או שיש להם עניין מוקדם בהצלחתו או בכישלונו, כמו כן הם בעלי יכולת השפעה על התהליך. גורמי ההשפעה עשויים לכלול משקיעים, יועצים, חברי צוות או אפילו בני משפחה לדוגמה:

מקבלי ההחלטות קרי בעלי העסק והנהלה בכירה.

ממני ההחלטות קרי משקיעים ושותפים.

גורמי תפעול קרי מנהלי ם בדרג ביניים ועובדים בכירים.

מתכנני המטלות קרי גורמי התכנון והייעוץ.

מבצעי המטלות קרי הגורמים שיבצעו את התהליך.

מבקרי המטלות קרי גורמי הבקרה והפקוח.

גורמים נוספים הרלבנטיים לתהליך.

2. תיעדוף בעלי העניין

בשלב הבא יש לתעדף את בעלי העניין על ידי הערכת רמת ההשפעה ורמת העניין שלהם במיזם. ומידת המעורבות של כל גורם בתהליך. אבחנה מוקדמת בין מתנגדים ותומכים ומתנדנדים הוא מאד חשוב, הוא מאפשר לתכנן את המהלכים הנדרשים להתמודד מול התנגדויות, כמו גם את עוצמת וסוג ההתנגדות. ניתן להתמודד מול התנגדויות בהטלת סנקציות, במו"מ, בתמריצים ועוד.

זיהוי מידת העוצמה ומידת העניין מגדירים את אופן הניהול והתקשורת עם גורמים אלה.

• גורמים בעלי עוצמה גבוהה, ועניין רב: יש לשתף אנשים אלה באופן רציף ומלא, ולעשות את המאמצים הגדולים ביותר לספק אותם.
• גורמי בעלי עוצמה גבוה ועניין מועט: יש לשמור את בעלי העניין האלה מרוצים, אך לא עד כדי כך שהעדכונים יהפכו למטרד עבורם.
• אנשים בעלי עוצמה נמוכה, ועניין רב: יש ליידע אנשים בהקדם לשוחח עימם בכדי להבטיח שלא יעוררו סוגיות נוספות .אנשים בקטגוריה זו יכולים לעתים קרובות לעזור מאוד בפרטי הפרויקט בתפקיד תומך.

•  אנשים בעלי עוצמה נמוכה וענין מועט : יש לפקח על האנשים האלה, אך לא לשעמם אותם בתקשורת מוגזמת.

שלב 3: הבינו את בעלי העניין העיקריים שלכם

כעת, לאחר שזוהו בעלי העניין עוצמתם ומידת המעורבות והעניין, נדרש להבין מה הם מרגישים לגבי הפרויקט . וניתן לבצע זאת עם מס שאלות כדלקמן:

• מהות האינטרס כלכלי או רגשי בתוצאות התהליך ? האם זה חיובי או שלילי?
• מה הכי מניע אותם?
• איזה מידע מהפרויקט שלך רלוונטי עבורם, ומה הדרך הטובה ביותר להעביר מידע זה?
• מה דעתם הנוכחית על התהליך? האם חוות דעת זו מבוססת על מידע מדויק?
• מי הגורמים המשפיעים על דעתם, והאם המשפיעים האלה הם גם בעלי העניין שלך?
• אם הם לא עשויים לתמוך בפרויקט שלך, מה אתה יכול לעשות כדי לזכות בתמיכתם?
• אם אינך יכול לזכות בתמיכתם, מה אתה יכול לעשות כדי לנהל את ההתנגדויות שלהם?
• לאחר תיעדוף של בעלי העניין שלך יש לשקול את היחס שלהם לפרויקט שלך, עליך לשקול גם ליצור תוכנית תקשורת לניהול פרויקטים . מטריצה לתקשורת תאפשר לכל המעורבים לדעת באיזו אופן ותדירות הם יעודכנו.

סכום

ניתוח בעלי עניין הוא תהליך זיהוי בעלי עניין שיש להם עניין בפרויקט והבנת ההשפעה של הפרויקט עליהם. לאחר מכן זה יאפשר פיתוח תוכנית לניהול האינטרסים של בעלי העניין באופן מאוזן.

לא כל בעלי העניין בפרויקט שווים!

לבעלי העניין יש מידה שונה של כוח והשפעה. באופן אידיאלי, אתה רוצה שבעלי העניין שלך יחזיקו בכוח והשפעה לתמוך בפרויקט, זה יאפשר הסרת חסמים. מה שמאתגר מאוד הוא לזהות איפה שיש לכם בעלי עניין ובעלי כוח והשפעה שאינם תומכים בפרויקט, היעדר תמיכה מספקת יקשה מאוד על ההשגה.

החדשות הטובות, לאחר שזיהית את המיקום עבור כל בעל עניין, תדע היכן יש לך תמיכה ואיפה אתה ללא.תמיכה. זה יאפשר ליצור תוכנית ניהול בעלי עניין כדי להעביר לא תומכים לתומכים. (או לפחות להעביר אותם לעמדה ניטרלית כדי שלא ישפיעו לרעה על הפרויקט).